Over wélke ziekmelding hebben we het eigenlijk?
Steeds meer uitzenders zien dat verzuim ‘hot’ is. Daarbij zien we ook dat bij onze klanten steeds meer behoefte is aan rapportages over verzuim. Meten is weten, nietwaar? Dus wordt er steeds meer data vergaard en gevraagd. Uiteraard wordt er intern data verzameld, maar ook van de externe dienstverleners zoals bijvoorbeeld een arbodienst of een uitvoeringsorganisatie van de ziektewet wordt steeds nadrukkelijker gekeken naar de rapportages.
Definitie verzuim
Maar vaak zien we in de praktijk dat er een cruciale stap wordt overgeslagen als rapportages worden besproken of uitgewerkt. Definities! Wát meet u eigenlijk? Verzuimcijfers zeggen immers niet veel als u niet weet wát er exact gemeten wordt. Een voorbeeld uit onze praktijk illustreert dit mooi. Een uitvoeringsorganisatie meldt trots dat de verzuimcijfers omlaag zijn gegaan. Op het eerste oog prachtige cijfers. Complimenten! Maar als we iets meer tijd nemen om de cijfers te bekijken, zien we dat men een cruciale ontwikkeling vergeet mee te nemen in de rapportage. De betreffende uitzendorganisatie is in deze periode namelijk met kortdurende contracten gaan werken. Er is dus juist veel uitstroom naar de ziektewet geweest en die kosten krijgt het uitzendbureau op een later moment mogelijk weer op zijn bordje! Maar de verzuimcijfers in de ziektewet (de uitzender is geen eigenrisicodrager) zijn niet beschikbaar. Met andere woorden: de uitvoeringsorganisatie heeft incomplete informatie en kan eigenlijk niet enkel op basis van ‘verzuim tijdens dienstverband’ aangeven dat ze succesvol zijn.
Duidelijkheid over wie doet wat
Een zelfde soort verwarring (‘waar hebben we het eigenlijk over?’) zien we ook terug in contracten tussen uitzenders en dienstverleners. In contracten wordt bijvoorbeeld gesproken over een uniform tarief ‘per ziekmelding’. Maar ook hier geldt: wat verstaan we dan onder een ziekmelding? De benodigde werkzaamheden en kosten hangen immers nauw samen met de type ziekmelding. Een ziekmelding tijdens een contract voor onbepaalde tijd brengt immers nogal wat andere verplichtingen en werkzaamheden dan een ziekmelding vlak voor het einde van een contract of een ziekmelding tijdens de nawerkingsperiode. Ziek-uit-dienst melden, hoort dit wel of niet bij het takenpakket? En wat als er iemand ziek wordt in de periode van nawerking? En als iemand ziek wordt op de dag dat zijn nieuwe overeenkomst in zou gaan: is dit nawerking of toch niet? Wie doet dat en welk tarief geldt hier dan voor?
Herkent u deze verwarring in gesprekken met collega’s of dienstverleners? Ik kan u dan zeggen dat u niet de enige bent. Wat mij betreft is belangrijk om te investeren in eigen kennis én de tijd te nemen om met andere betrokkenen of leveranciers vooraf helder te krijgen waar u het met elkaar eigenlijk over heeft.
Ziekmeldingen
Om dit soort spraakverwarring te voorkomen hebben wij een overzicht gemaakt van de zes soorten ‘ziekmeldingen’ die we onderscheiden. Het is een eerste stap en een klein hulpmiddel voor een standaardisering van begrippen in uw organisatie.
We onderscheiden de volgende situaties, waarbij telkens andere kosten en processen van toepassing zijn:
- I Ziek in dienst: ziekmelding en beter melding tijdens dienstverband
- II Ziek uit dienst: ziekmelding tijdens dienstverband en ziek-uit-dienst-melding naar UWV
- III Nawerking: Ziekmelding na dienstverband
- IV Ziek bij uitzendbeding: Ziekmelding en tegelijk einde dienstverband, dus ziek-uit-dienst-melding UWV
- V Ziek direct na repeterende overeenkomst: Eigenlijk zou per datum x een nieuwe overeenkomst ingaan maar uitzendkracht meldt zich ziek
- VI Doorlopende ziekmelding: Na ziekmelding en beter melding opnieuw een ziekmelding met dezelfde oorzaak
Aan de hand van een plaatje is al snel duidelijk over welke situatie we het hebben. Aan u de uitdaging om de impact van iedere variant op kosten, processen en contracten te onderscheiden. Het is een beetje extra inzicht, maar het gaat u veel verwarring en mogelijk ook kosten schelen.